Ridefinire i concetti di spazio e tempo nei processi aziendali

Processi aziendali
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Modern Workplace

In quest’epoca di grandi stravolgimenti sociali, tecnologici e culturali, il concetto di lavoro si sta inevitabilmente piegando a nuove dinamiche di connettività e utilizzo dei dati. 

Molte delle attività che fino a poco tempo fa erano prerogativa “analogica”, ovvero completate offline, si svolgeranno da remoto. Si adotterà un nuovo concetto di ufficio, basato su un ambiente più flessibile e collaborativo, in grado di migliorare la produttività e stimolare la creatività: il modern workplace. Sono in atto, infatti, una serie di cambiamenti che andranno gradualmente a stravolgere l’economia e il mercato stesso del lavoro anche nelle attività e nelle mansioni più refrattarie al loro utilizzo online.

L’educazione a nuove tecnologie – o la necessità di farlo – coinvolgerà i singoli collaboratori, fino ad arrivare alle stesse imprese, offrendo nuove possibilità a chi saprà adattarsi e portando alla luce nuove priorità.

Così un’azienda capace di cogliere l’importanza di questa evoluzione strumentale e anticiparne le conseguenze, avrà più possibilità di sopravvivere, competere e progredire. Sia il personale che le risorse e le informazioni aziendali potranno essere gestite da qualunque luogo e in qualunque momento. Questo porterà a una ridistribuzione del tempo che a una ridefinizione degli spazi di lavoro.

Non soltanto le modalità, gli schemi e gli strumenti, ma anche gli stessi spazi delle aziende stanno diventando dei non luoghi, svincolati dall’appartenenza fisica e dalle coordinate orarie. I concetti di luogo e tempo confluiranno verso una società liquida già ampiamente teorizzata.

Rivoluzione degli spazi

L’inevitabile corsa al cloud comporterà una conseguente riduzione degli spazi lavorativi in favore di una digitalizzazione del concetto di “ufficio”: non più un luogo fisico ma un hub virtuale dove far interagire persone, archiviare file e riorganizzare gli obiettivi aziendali.

Già qui parlammo di “ufficio senza pareti”, poiché le prestazioni offerte dagli “smart object” in termini di efficienza e portatilità e l’accesso alla rete senza soluzione di continuità permettono di disporre di una postazione di lavoro sempre e ovunque.

Una suite di software condivise e ottimizzate per far fronte alle diverse esigenze dei collaboratori e dei singoli gruppi di lavoro può essere impostata come attrezzatura comune, tarandola su una preliminare valutazione sulle reali esigenze aziendali e sui bisogni di funzionalità e semplicità di utilizzo.

E proprio sulla condivisione di dati e processi che crollerà anche il caposaldo della  “consequenzialità” operativa, cioè il modo meccanico di ordinare verticalmente gli interventi tra i vari dipartimenti fino ad arrivare a un obiettivo finale. Passando a un sistema digitale, infatti, tutti potranno lavorare sul materiale a disposizione contemporaneamente, integrando i loro risultati con quelli degli altri reparti e condividendo informazioni, processi e documenti.
Un flusso di lavoro che da gerarchizzato diventerà orizzontale.

Il tempo è denaro. Ancora di più

Restando sempre in tema dei benefici della digitalizzazione, integrare le dinamiche precedenti ha degli inevitabili effetti positivi anche sul benessere e produttività dei dipendenti, i quali non devono più fare i conti con gli spostamenti continui e programmati verso il posto di lavoro e possono gestire meglio le loro giornate.

Oltre ai già citati dati sull’aumento della produttività e la riduzione del tasso di assenteismo che tale rivoluzione porterebbe, va citato anche il primo studio socio-economico che analizza l’impatto dello smart working sull’ambiente commissionato dal leader mondiale per la fornitura di spazi di lavoro Regus: The Added Value of Flexible Working. Nei risultati si legge che una diffusione su vasta scala del lavoro flessibile ridurrebbe di 3,53 miliardi di ore il tempo impiegato ogni anno per raggiungere il posto di lavoro, l’equivalente del tempo passato al lavoro annualmente da circa 2 miliardi di persone. E se il tempo è denaro, ecco seguire anche i cospicui vantaggi economici: se la flessibilità venisse applicata in tutti e sedici i Paesi analizzati nello studio, ovvero Australia, Austria, Canada, Cina, Francia, Germania, Giappone, Gran Bretagna, Hong Kong, India, Nuova Zelanda, Paesi Bassi, Polonia, Singapore, Stati Uniti e Svizzera, il valore aggiunto all’economia mondiale sarebbe pari a oltre 10mila miliardi di dollari.

C’è un solo modo per far convergere spazio e tempo: digitalizzare  

Il processo di digitalizzazione ha assunto diversi ruoli nel corso della storia: nelle prime fasi si parlava infatti di convertire dal cartaceo a un’elaborazione computerizzata, poi il tutto interfacciato con un’archiviazione in locale. Soltanto in tempi recenti si è arrivati, complice anche lo sviluppo di piattaforme di cloud computing, alla moderna e più completa conversione in digitale dei processi lavorativi.

A tal proposito ci viene in aiuto la suite Arxeia365, la quale attraverso un insieme di funzionalità, permette di automatizzare l’analisi dei dati di varia natura (come documenti o e-mail) provenienti da diverse fonti e catalogarli in base a criteri di apprendimento automatico. Semplificando il flusso delle informazioni e integrandosi facilmente con tutti gli altri strumenti di Microsoft365 si riesce a ridurre drasticamente le inefficienze operative e dare nuovo impulso alla produttività del personale. Automatizzare i processi e semplificare il flusso delle informazioni con Arxeia365 garantisce all’operatività molteplici vantaggi. Ecco i principali:

A fronte di tale varietà di flussi e interazioni tra le diverse unità operative è necessario che anche la gestione delle sovrastrutture generali e dei processi specifici, possa svolgersi nella maniera più efficace e veloce possibile. Dunque la semplificazione dei processi di gestione è un altro passaggio necessario per arrivare a quell’ufficio senza muri di cui sopra. Arxeia365 permette infatti di gestire con immediatezza le procedure interne, i flussi di dati, i protocolli operativi, nonché le stesse interfacce tramite cui i collaboratori svolgono i vari task, grazie all’integrazione nativa con le numerose funzionalità di collaboration offerte da Microsoft: Teams, SharePoint, Planner solo per citarne alcune.

Il tutto potendo beneficiare del supporto dei nostri consulenti lungo tutto il processo di trasformazione, dalla definizione preliminare degli obiettivi fino all’implementazione delle nuove procedure tra i dipendenti. Il tutto mentre altri saranno ancora intenti a guardarsi indietro.
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