Case History – Intervista a Protection Trade

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Modern Workplace

Questa rubrica di IWGlobe è stata pensata per raccontare le motivazioni, l’energia e le paure dietro il cambiamento. 

Un Case study è un’esperienza che abbiamo guidato o vissuto, la scelta di una determinata soluzione in un contesto aziendale che voleva intraprendere nuove strade. Un appuntamento fisso con storie di successo a cui siamo sicuri riuscirai a scorgere molti tratti in comune con la tua situazione: dall’utilizzo di un servizio all’efficacia di una strategia e di un modello teorico, fino alle successive applicazioni.

Una rubrica mensile volta a mostrare cosa sia possibile raggiungere a livello di produttività aziendale e di benessere lavorativo con i numerosi strumenti a disposizione.

 

Cosa ha spinto l’azienda ad avvicinarsi allo Smart Working? Quale fattore ha determinato la scelta?

Per Protection Trade lo smart working è una modalità di gestire il lavoro e i processi connessi, attiva ormai da diversi anni e non nasce come conseguenza delle recenti criticità dovute al Covid -19.

Questo ci ha permesso negli anni di sperimentare e collaudare al meglio le attività sotto ogni aspetto: tecnologia, software, processi e formazione.

La spinta iniziale scaturisce da diversi fattori:

Lo smart working, dunque, è stata una scelta quasi obbligata per far fronte alle necessità aziendali, trasformatasi ben presto in una leva produttiva fondamentale, sia per il miglior tenore di vita dei nostri dipendenti, sia per la conseguente alta qualità dei nostri servizi.

 

L’adozione di un nuovo modello collaborativo significa anche cambiamento. Quali sono stati i primi segnali in termini di produttività?

Permettere ai collaboratori di gestire in autonomia i tempi e l’organizzazione dei progetti, dotandoli degli strumenti necessari per farlo al meglio, di un cloud in cui trovare tutti i documenti di cui si ha bisogno, sempre aggiornati, senza inutili duplicazioni e perdita di dati, ci ha permesso di aumentare da subito le performance legate al raggiungimento degli obiettivi e di rispondere ai nostri clienti con un servizio puntuale e flessibile, sviluppato sulle esigenze organizzative del cliente.

 

Come è cambiato il rapporto con i clienti e con i dipendenti?

Con la nuova piattaforma Microsoft, di cui stiamo fruendo in questi ultimi mesi, siamo in grado di offrire continuità ai nostri clienti, rafforzando il dialogo con gli stessi mediante l’utilizzo di strumenti di videoconferenza.

A livello di organizzazione interna invece, l’emergenza ci ha costretto a rivedere alcune consuetudini organizzative, spingendoci a implementare alcune delle funzionalità della Suite Microsoft finora inutilizzate: eravamo soliti affidare a e-mail e messaggi di gruppo la maggior parte degli scambi di informazioni nel team, oggi invece, abbiamo adottato la buona pratica di riunire il team in videoconferenza quotidianamente, riuscendo a migliorare notevolmente la circolazione delle informazioni e avviando di fatto un processo di formazione continua i cui risultati si stanno già realizzando.

 

Quali altri benefici avete riscontrato? (sia diretti che indiretti non ancora menzionati. Es. aumento performance, riduzione costi, benessere dipendenti, miglior bilanciamento vita lavorativa/personale, migliori feedback sull’operato, tempo medio di gestione task, smarrimento di documentazione, immobilità di alcune pratiche…)

In tutto ciò, seppur il processo lo stiamo ancora monitorando dal punto di vista dei risultati, possiamo sicuramente immaginare una riduzione dei costi o quantomeno una più efficace distribuzione degli stessi.

Inoltre, avendo nella nostra vision aziendale menzionato espressamente la promessa di migliorare i processi aziendali dei nostri clienti, anche l’adozione di questo sistema ci aiuta a dare concretezza a questa promessa. 

Questa dimostrazione di efficienza organizzativa ha poi dei risvolti pratici anche nei confronti delle politiche di benessere che perseguiamo all’interno della nostra azienda con il programma “PT-Ben-Essere”, che mira ad offrire condizioni lavorative e di corretto bilanciamento vita-lavoro ai nostri collaboratori.

 

Che consiglio si sente di dare a organizzazioni che, in una situazione simile alla sua, vogliono spingersi verso nuovi ambienti collaborativi facendo leva su automazione e sistemi di knowledge sharing?

A nostro parere è importante che le aziende capiscano che lo smart working è qualcosa che va oltre l’insieme di tecnologie e applicazioni atte a ottimizzare i processi. Gli stessi vertici devono farsi promotori di un nuovo approccio lavorativo: una consapevolezza di quanto, attraverso l’impegno e la formazione, si possa modificare la stessa cultura dell’organizzazione aziendale. 

Tale processo di trasformazione non può però essere improvvisato: è infatti necessario farsi guidare da figure capaci di gestire il cambiamento, nonché individuare all’interno dell’azienda persone in grado di favorire il cambiamento, tenendo conto sia del management sia degli altri dipendenti coinvolti.

Tutti dovranno essere consapevoli, informati e formati, secondo le competenze specifiche, affinché ci sia una riprogettazione corale dei processi produttivi. Oltre ad un minore tasso di errore, coinvolgere attivamente le parti, al fine di realizzare un lavoro di co-progettazione nella ridefinizione dei processi interessati, così da evitare eventuali resistenze e garantire anche una maggiore condivisione dei valori per lo stesso, così da evitare che questa innovazione venga solamente “calata dall’alto”.

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